در سازمانها و شركتهایی كه یكی از انواع گواهینامه­های ایزو را دریافت كرده اند ،

عملیات كنترل و توزیع مدارك و مستندات كیفیت یكی از معضلات اصلی واحد

تضمین كیفیت بوده و بیشتر وقت كارشناسان تضمین كیفیت را كارهای تكراری

مربوط به توزیع مدارك تلف مینماید.  همانطوریكه در تصویر زیر دیده میشود فرایند كنترل مدارك و  مستندات كیفیت دارای 4 مرحله بوده و مرحله توزیع مدارك بزرگترین و دردسر سازترین این مراحل میباشد.

تصویر چرخه حیات یك مدرك شركت ایده نما

بدیهی است كه هرچه سازمانها وسیعتر بوده و دارای چارت سازمانی بزرگتری نیز باشند كارهایی مانند توزیع مدارك معتبر به تك تك واحدهای سازمانی و جمع آوری مدارك منسوخ و خارج از رده از این واحدها ، نیاز به زمان كارشناسی بیشتری داشته و طبیعتا احتمال بروز خطای انسانی را نیز بشدت بالا میبرد .

بعضی از اصلی ترین مشكلات استقرار سیستم كنترل مدارك و مستندات كیفیت در سازمانها عبارتند از :

* بالا بردن شدید كاغذ بازی و بوروكراسی در سازمانها 

* عدم انعطاف مناسب در مواقعی كه تغییرات سازمانی بوجود می آید (مانند ادغام چند واحد و یا ایجاد یك واحد جدید)بطوریكه انبوهی از مدارك باید منسوخ شده و تعداد زیادی زونكن با مدارك جدید باید ایجاد گردد . 

* عملیاتهای مربوط به تولید و كنترل مدارك عموما كارهایی تكراری بوده و خیلی زمانبر هستند بطوریكه در سازمانهای بزرگ ، ممكن است توزیع یك مدرك تا یك هفته بطول بیانجامد.

* در سازمانهایی كه دارای شعب متعدد (یا كارخانه و دفتر مركزی) هستند تحت كنترل داشتن مدارك معتبر در واحدها و شعب مختلف ، كاری زمانبر و پر دردسر بوده و در عین حال احتمال بروز خطای انسانی نیز بالا میباشد.

* عملیات تهیه كپی از مدارك معتبر ، زدن مهر سبز ، زدن مهر مسوخ ، تهیه مستر لیست مدارك ،آماده كردن زوئكن مدارك واحدها و ..... كارهایی غیر كارشناسی بوده و كارشناسان تضمین كیفیت از انجام این كارهای چندان رضایتی ندارند چرا كه اعتقاد دارند این عملیات را یك نفر معمولی هم میتواند انجام دهد و احتیاجی به كارشناس ایزو شدن نیست.

* در اكثر سازمانها ، تحت كنترل داشتن چندین كپی از مدارك معتبر در واحدهای سازمانی یك دردسر بزرگ بوده و عموما در ممیزی های داخلی و خارجی مشكل ساز میباشد .

در راستای حل این مشكلات در سازمانها و بخصوص رفع كامل مشكل توزیع مدارك معتبر ، شركت ایده نما با همكاری شركت ITX  (گروه كارشناسان ایران) از چند سال پیش اقدام به تولید نرم افزاری جهت این امر  نموده است كه  تاكنون در بیش از 70 سازمان نصب و راه اندازی شده و توانسته كمك شایانی در استقرار مكانیزه سیستم كنترل مدارك در این سازمانها بنماید .

هم اكنون نسخه چهارم این سیستم نرم افزاری كه نسخه تحت وب آن میباشد در 28 سازمان با موفقیت نصب و راه اندازی گردیده است .